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日本版SOX法の衝撃「物流管理と財務に関する内部統制（後編）」

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物流管理と財務に関する内部統制

株式会社　イーソーコ総合研究所
<旧アバンセロジスティクス>
主席コンサルタント　花房　陵

金融商品取引法の施行によって、上場企業及び関連会社、そして取引先対面調査先の企業には、内部統制の評価という作業が必要になります。これは、業務活動のそれぞれが財務諸表作成に関して影響を及ぼすものである範囲に限って、その業務体系を内部統制ルールなどの文書と業務処理フロー、リスクコントロールマトリクスという資料を揃えることで、法律で規定している内部統制報告書の作成ができるようになります。
営業、生産仕入れ、管理部門などでは、3点セットと呼ぶ資料の整備を行う必要があるわけです。右図で示したように、部門内で作成した資料は企業内部での改善活動にも利用しますし、外部監査人や業務監査部門が現場視察やヒアリングなどでも利用する資料となるわけですので、「現在行われている活動」を「誰でもが理解できる表現」でまとめていく作業が必要になります。このための資料作成期間は、経験的に見ても1年以上の工数が必要な膨大な作業になることが言われています。そのために、新しい法律の施行が2009年となったわけですので、直ちに着手する必要があります。

内部統制報告書の作成

■物流活動における内部統制の課題

さてこれら、内部統制評価プロジェクトの活動を見てみることにしましょう。物流活動は、自部門での自営物流、業務委託先としての物流企業、内部統制が内在化された物流情報システム代表的にはWMS）をひと括りとして述べることはできません。
自部門物流であれば、営業部門や生産仕入れ部門との連携という業務分掌が明確に確立されているかということがスタートになりますし、業務委託先の物流企業では「業務委託契約」という確固とした契約書がスタートです。また、WMSのような物流情報システムでは、上位の販売管理や生産管理システムとの連携やデータ接続、操作権限を規定したアクセス管理やID，パスワードの問題から始まるでしょう。

■物流活動の各局面における課題

内部統制はリスクマネジメントそのものであると説明してきました。自営物流や委託物流、物流情報システムにおけるリスクマネジメントとはどのようなことなのでしょうか。順に検討を進めてゆきましょう。

1）自社物流

まず自営物流であれば、営業、生産部門との責任範囲が重要になります。資産の保全である商品棚卸管理は管理部門の範疇であるかもしれません。現在、会社でうたわれている全体最適の業務ルールという観点から、内部統制を振り返るならば、物流活動におけるアサーション視点では、緊急過剰な売上出荷、急激な返品処理、過剰となってしまった商品在庫など、通常の業務ルールが厳密に執行されているならば、起こりえない症状が物流現場では日常茶飯事に発生しています。
このような状況下では、到底内部統制が有効に機能していた、と宣言するわけにはいきません。物流現場の状況を振り返り、営業、生産仕入れ部門で機能しているべきの内部統制が守られれば、物流現場における混乱や緊急活動は削減するはずです。

2）業務委託による物流活動

物流活動を部分的にも全般的にも業務委託を行っているケースがとても多いはずです。すると、内部統制の評価作業では真っ先にでてくるのが、業務委託契約の内容です。
「物流作業一式を委託する」というような業務範囲があいまいな責任範囲の定められていない契約では、コンプライアンスの観点から無効であると判定される恐れがあります。契約は、そもそも双方にとっての平等でなくてはなりませんから、業務開始の指定と終了の確認、いわば検収方法について述べられている契約書でなければなりません。アウトソーシングを利用している場合には、業務委託契約書の条文を一つ一つ確認していく作業が欠かせません。
まずは、自社の物流をどのように委託してゆくのかという業務仕様書、業務が終了したことの確認をできるような検収書、それに基づく費用や料金の清算と明細書の交付ということが、委託物流の内部統制評価の作業になるのではないでしょうか。

また、物流業務を受託している企業にとっては、商品管理責任（棚卸差異の弁済など）についての義務と責任を明確にしておく必要があります。明確なルールと在庫情報の確定を双方で確認できるしくみを整備しておかなければ、商品管理責任を負うことができませんので、この観点での運用ルールや情報システムの使い方、機能の限界を把握しておく必要があります。当然のことながら、商品管理責任には盗難、天災などによる紛失リスクを担保する保険の設定が必要で、その場合には在庫金額の査定や検証が双方によって行われなければなりません。物流倉庫の防犯セキュリティや保険の付保という問題も確認しておく必要があります。

3）物流情報システム（WMSについて）

内部統制はその多くをITに内在されて運用されているものです。物流情報システムに限らず、上位の販売管理や生産管理システムにおいてもアサーションの視点から、操作権限やデータのセキュリティなどが求められます。IT全般統制というものが、ソフトやハードの管理、セキュリティの確保、ID，パスワードによるアクセス管理というものを示していますが、WMSのように下位に位置するシステムであれば、上位との整合性がもっとも重要となります。

出荷や返品、棚卸や伝票発行などの各業務処理機能についてのWMSでは、それぞれの業務処理フローについてのリスクコントロールマトリクスを作成しておく必要があります。情報処理についての内部統制評価作業は、場合によってはシステム設計図、テスト実施のデータ記録、プログラムの修正保守記録や開発会社による評価報告書を必要とする場合もありますので、一連の内部統制評価プロジェクトでは、独自の動きが求められることになるでしょう。

開発を行っているベンダーやシステム会社の協力を求めなければ、自社だけでは到底すべての検証作業を終えることはできません。早期の打診と内部統制評価プロジェクトの発足が求められるところです。多くの物流拠点で同一のシステムを利用している場合と個別に開発を行っていたり、修正保守を別個にしている場合には、全体を取りまとめるために膨大な工数が必要となることが危惧されます。

現在さまざまな経済雑誌や媒体によって、内部統制の話題が提供されています。特にIT業界では、デジタルストレージ、セキュリティ、電子メールのログ管理、IDパスワードには生体認証、そもそもの内部統制プロジェクト推進のための専用ソフト紹介など、まさに百花繚乱のさまです。
新しい法律と内部統制という聞きなれない用語のために、混乱しているようにも見えますが、読者の皆さんは本稿によって、新報の動向と内部統制についての正しいご理解となることを期待しています。
また、企業活動における物流部門の役割を振り返るなら、内部統制評価の多くの作業が物流活動にあることにもお気づきいただき、迫る新報の施工時期にあわせたプロジェクトの発足を怠りなく進められるように希望しております。
本稿につきましてのお問合わせは、筆者までお寄せください。